HyTe rf’s dataskyddsbeskrivningar

Innehåll

1. INLEDNING.. 2
2. REGISTERANSVARIGS UPPGIFTER.. 2
3. SYFTE OCH GRUND FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER.. 2
4. REGISTERINNEHÅLL. 3
5. LAGRINGSTID FÖR PERSONUPPGIFTER.. 4
6. REGELBUNDNA INFORMATIONS KÄLLOR.. 4
7. REGELBUNDNA UTLÄMNANDEN AV UPPGIFTER OCH ÖVERFÖRING UTANFÖR EU/EES.. 5
8. SKYDD AV REGISTRET.. 5
9. DEN REGISTRERADES RÄTT ATT MOTSÄTTA SIG BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER (RÄTT TILL FÖRBUD). 6
10. ÖVRIGA RÄTTIGHETER SOM GÄLLER BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER.. 6

10.1 Rätt till tillgång (rätt att få insyn). 6

10.2 Rätt att kräva rättelse, radering eller begränsning av behandling.. 6

10.3 Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat. 6

10.4 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten.. 6

10.5 Övriga rättigheter. 6

11. KONTAKTUPPGIFTER.. 6
12. COOKIES.. 7

1. INLEDNING

Detta är ett informationsdokument om behandling av personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Dokumentet uppdaterades senast 6.8.2025.  Den finska originalversionen har företräde i alla situationer där denna översättning avviker eller ger upphov till oklarhet.

Detta dokument är en översättning av den ursprungliga finska versionen: HyTe rf:s dataskyddsbeskrivning.

2. REGISTERANSVARIGS UPPGIFTER

Registeransvarig:

HyTe rf (tidigare EJY rf)
FO-nummer: 1953125-8
Kauppamiehentie 6
02100 Esbo
www.hyte.fi

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter:

tietosuojavastaava@hyte.fi

3. SYFTE OCH GRUND FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Grunden för behandlingen av personuppgifter är avtalsförhållandet mellan den registrerade och HyTe rf, skyldigheten enligt föreningslagen att upprätthålla medlemsförteckning, HyTe rf:s berättigade intresse, den registrerades samtycke, uppdrag som den registrerade lämnat eller annan relevant anknytning.

De registrerade är kontaktpersoner för HyTe rf:s medlemsföreningar och andra föreningar och myndigheter, frivilliga som deltar i HyTes verksamhet samt kunder i HyTe rf:s projekt och tjänster.

Personuppgifter kan behandlas för följande ändamål:

• Skötsel, genomförande, utveckling och uppföljning av samarbetsförhållanden, medlemskap, frivilligverksamhet, kundrelationer, kundservice, evenemang och annan verksamhet samt relaterad kommunikation och marknadsföring.
• Analys, segmentering och rapportering av samarbets- och kundrelationer samt frivilligverksamhet.
• Insamling och behandling av kund-, partner- och frivilligfeedback samt nöjdhetsinformation.
• Genomförande av undersökningar och opinionsmätningar.

4. REGISTERINNEHÅLL

Följande typer av uppgifter kan lagras om den registrerade, i den mån de är nödvändiga för ändamålet med registret:

Grunduppgifter

• För- och efternamn, tilltalsnamn
• Kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, mobilnummer, personlig e-postadress, arbets-e-postadress och andra nödvändiga kontaktuppgifter)
• Arbetsgivarens namn, bransch och kontaktuppgifter
• Titel och position på arbetsplatsen
• Arbetsområde
• Examen
• Specialkost
• Språk

Uppgifter relaterade till kundrelation, tjänsteanvändning, frivilligverksamhet och annan relevant anknytning

• Datum för början och slut av relevant anknytning
• Uppgifter om tjänsteanvändning
• Uppgifter om tjänsteanvändning och köp
• Fakturerings- och indrivningsuppgifter
• Uppgifter från evenemangs- och användaranalys
• Uppgifter om genomförd marknadsföring och kommunikation samt användning av olika kanaler, såsom nyhetsbrev och direktmeddelanden
• Innehåll som den registrerade själv har producerat och material som rör denne, såsom kundfeedback, samt tilläggsuppgifter som den registrerade lämnat, t.ex. önskemål, nöjdhetsinformation, intressen eller liknande uppgifter (t.ex. material och kommunikation i sociala medier relaterade till registeransvarig)
• Förbud, begränsningar, samtycken och andra val (t.ex. tillstånd för direktmarknadsföring samt uppgifter om marknadsföringsinriktning)
• Anonyma uppgifter insamlade via cookies och webbanalys: beteendeuppgifter (t.ex. sidvisningar, klick, scrollningar, besökets längd), enhetsuppgifter (operativsystem, webbläsare, skärmupplösning, enhetsmodell), användningsplats (allmän plats som land eller stad, men inte exakt adress), ålder, kön och intressen om användaren har godkänt webbplatsens cookies och uppgifterna är tillgängliga. Mer information om cookies finns i kapitel 12.
• Uppgifter relaterade till behandlingen, såsom lagringsdatum och informationskälla. Ändringsuppgifter för ovan nämnda uppgifter.

Beroende på funktion eller arbetssätt kan uppgifter om livssituation och andra faktorer samlas in för att möjliggöra effektiv kundservice, kartlägga servicebehov och hitta lämpliga serviceformer. Dessa uppgifter är:

• Personbeteckning
• Arbetsmarknadssituation
• Ekonomisk situation
• Livssituation
• Hälsotillstånd
• Familjesituation
• Boendesituation
• Uppgift om kontroll av brottsregisterutdrag (för frivilliga som arbetar med barn)

5. LAGRINGSTID FÖR PERSONUPPGIFTER

HyTe rf använder elektroniska databehandlings- och registerprogram för att upprätthålla uppgifter, genomföra enkäter, samla in evenemagsanmälningsuppgifter och skicka nyhetsbrev. Dessutom samlas manuellt ifyllda material in, såsom medlemsansökningar från föreningar.

HyTe rf lagrar grunduppgifter om sina medlemmar, frivilliga, samarbetspartner och kunder samt personuppgifter relaterade till kundrelationer i sina kontaktregister tills relationen mellan den registrerade och HyTe kan anses ha upphört.

För kundrelationer definieras slutdatum som den registrerades senaste kontakt med tjänsten eller kontakt med HyTe, plus två år.

Vissa uppgifter kan behöva lagras längre av lagstadgade skäl. Uppgifter kan raderas på kundens begäran eller när kundrelationen upphör.

HyTe rf lagrar funktionella cookies som samlas in under användning av tjänster under webbplatsens session. Mer information om cookies finns i kapitel 12.

6. REGELBUNDNA INFORMATIONS KÄLLOR

Personuppgifter samlas in direkt från den registrerade via telefon, post, e-post eller på motsvarande sätt samt från HyTe rf:s system i samband med registrering och användning av tjänster eller från andra motsvarande meddelanden under samarbets- eller kundrelationen.

Dessutom kan personuppgifter samlas in från digitala tjänster relaterade till HyTes verksamhet där information om den registrerade finns tillgänglig.

Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från allmänt tillgängliga källor, såsom uppgifter från föreningar, förbund och myndigheter samt offentliga eller privata register och informationskällor som tillhandahåller informationstjänster (t.ex. Patent- och registerstyrelsen).

Förbud mot direktmarknadsföring registreras utifrån den registrerades separata meddelanden (t.ex. avregistreringslänk i nyhetsbrev).

7. REGELBUNDNA UTLÄMNANDEN AV UPPGIFTER OCH ÖVERFÖRING UTANFÖR EU/EES

Vi lämnar i regel inte ut uppgifter i registret till externa parter, med undantag för situationer där HyTe rf har särskilt avtalat om behandling av personuppgifter med en annan organisation (t.ex. myndighet som koordinerar sjukhusfrivilliga får tillgång till kontaktuppgifter för sjukhusfrivilliga).

Vid behov kan uppgifter lämnas ut med kundens samtycke till aktörer som agerar till kundens fördel, antingen för att erhålla kundspecifika förmåner eller för att utöka serviceformer. För känsliga uppgifter följer vi strikt sekretess- och utlämningsprinciper.

Deltagare i evenemang får regelbundet tillgång till uppgifter om personer som deltagit i evenemanget eller utbildningen (t.ex. namn, e-postadress).

HyTe överför inte personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

HyTe rf använder regelbundet följande tjänsteleverantörer:

• Microsoft (e-post, Teams, molntjänster)
• Clara kundhanteringssystem
• Webropol enkätverktyg
• Mailerlite nyhetsbrevsprogram
• Google Analytics
• Sociala mediekanaler (META, LinkedIn och YouTube)

8. SKYDD AV REGISTRET

Registret är skyddat med tekniska och organisatoriska åtgärder. Endast personer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter har tillgång till dem. Tillgången är begränsad med personliga användarnamn och lösenord. Lokalerna är skyddade mot obehörig åtkomst.

9. DEN REGISTRERADES RÄTT ATT MOTSÄTTA SIG BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER (RÄTT TILL FÖRBUD)

Den registrerade har rätt att när som helst motsätta sig behandling av personuppgifter för direktmarknadsföring, marknadsundersökningar och opinionsundersökningar. Förbudet kan lämnas separat till registeransvarig.

10. ÖVRIGA RÄTTIGHETER SOM GÄLLER BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Den registrerade har följande rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen:

10.1 Rätt till tillgång (rätt att få insyn)

Den registrerade har rätt att få veta vilka uppgifter om honom eller henne som behandlas eller om inga uppgifter behandlas.

10.2 Rätt att kräva rättelse, radering eller begränsning av behandling

Den registrerade har rätt att begära att felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade uppgifter rättas eller raderas. Den registrerade kan också begära att behandlingen begränsas.

10.3 Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat

Den registrerade har rätt att få sina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att överföra dessa uppgifter till en annan registeransvarig.

10.4 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till dataskyddsmyndigheten om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter strider mot lagstiftningen.

10.5 Övriga rättigheter

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke.

11. KONTAKTUPPGIFTER

För att utöva sina rättigheter eller för frågor om behandling av personuppgifter kan den registrerade kontakta:

HyTe rf

E-post: tietosuojavastaava@hyte.fi

12. COOKIES

HyTe rf:s webbplats använder cookies för att förbättra användarupplevelsen, analysera användning och utveckla tjänster. Cookies kan användas för att samla in anonym information om användarbeteende, enhetsinformation och allmän platsinformation.

Användaren kan själv hantera cookies via webbläsarens inställningar. Mer information om cookies finns i webbplatsens www.aboutcookies.org.