En av de mest centrala delarna i finländsk organisationsverksamhet är frivilligverksamheten, och så är det också inom HyTe rf. När verksamhetens utvecklingsriktning, på grund av förändringar i verksamhetsmiljön, går mot en allt mer professionell koordinering (Kansalaisareena 2022), är det viktigt att organisationer som koordinerar frivilligverksamhet och deras anställda har tillgång till ett bra, lättanvänt och datasäkert system.
Kundhanterings- och verksamhetsstyrningssystemet Clara
HyTe rf använder kundhanterings- och verksamhetsstyrningssystemet Clara samt den tillhörande mobillapplikationen HelpingApp som används av frivilliga. HelpingApp är en applikation som fungerar som en elektronisk anslagstavla, där den frivilliga kan se tillgängligauppdrag och anmäla sig till dem. Efter att frivilliga har anmält sig, kan koordinatorn se bokningen i Clara och får därmed information om vilken frivillig som är intresserad av vilket uppdrag eller frivilligpass. I detta skede träder även den frivilligas försäkringsskydd i kraft.
Clara och HelpingApp tillsammans har visat sig vara en fungerande helhet både inom OLKA-verksamheten i huvudstadsregionen och inom VESA-verksamheten. Med hjälp av Clara är det möjligt att följa upp verksamhetens nyckeltal och rapportera dem till finansiärer. Alla frivilliguppdrag registreras i systemet, och via systemet kan den frivilliga ge respons om det finns något som koordinatorn behöver reagera på. Detta är nödvändigt för en trygg koordinering av frivilligverksamhet som bygger på ett uppdragsbaserat arbetssätt.
”HelpingApp är lätt att använda och det är enkelt att få kontakt med koordinatorn, som oftast svarar snabbt på frågor.”
VESA-frivillig
OLKA- och VESA-verksamheten
OLKA-verksamheten i huvudstadsregionen och Västra Nyland genomförs gemensamt av HyTe rf och HUS-sammanslutningen samarbete. Målet med koordineringen av organisations- och frivilligverksamhet, som huvudsakligen sker på sjukhus, är att erbjuda patienter och deras närstående ett lugnt bemötande och stöd i anpassningen till sjukdomen. HyTe rf ansvarar för koordineringen av frivilligverksamheten, där Clara används för att samordna sjukhusfrivilligers arbetspass. Dessutom fungerar Clara som kundregister för både sjukhusfrivilliga och frivilliga inom kamratstödsapplikationen Toivo.
Den andra frivilligverksamheten inom HyTe rf, VESA (Värdefullt Engagemang för Seniorers Assistans), koordinerar frivilligt stöd för hemmaboende, minst 65-åriga äldre personer som upplever ensamhet och behöver stöd i vardagen. Utgångspunkten för VESA-verksamheten är uppdragsbaserad hjälp, där den frivilliga själv väljer ett lämpligt uppdrag bland de öppna uppdragen som syns i HelpingApp.
Även om en klient får frivilligt stöd regelbundet, kan den frivilliga variera från uppdrag till uppdrag.
Inom VESA-verksamheten används Clara som klient- och frivilligregister samt för koordinering av uppdragen.
Principer för tryggt koordinerad frivilligverksamhet inom HyTe rf
HyTe rfs frivilligverksamheter, OLKA-verksamheten och VESA-verksamheten, har från början varit professionellt koordinerade. Koordineringen och koordinatorns aktiva roll möjliggör ett kvalitativt och tryggt sätt att utföra frivilliguppdrag samt att ta emot det stöd som frivilliga erbjuder. Det övergripande ansvaret för verksamheten omfattar även datasäkerheten i verksamhetsstyrningssystemet; Clara uppfyller kraven i EU:s dataskyddsförordning (GDPR). På så sätt kan både klienter och frivilliga känna sig trygga med hur deras uppgifter hanteras och var de lagras.
Den frivilliga agerar mycket självständigt i fältet både inom OLKA- och VESA-verksamheten, vilket gör en noggrann introduktion särskilt viktig. När frivilligverksamheten når in i klientens hem, till ytterdörren eller till sjukbädden, måste vissa förutsättningar ställas för frivilliginsatsen. Av frivilliga inom OLKA- och VESA-verksamheten förutsätts deltagande i den introduktion som verksamheten erbjuder samt undertecknande av ett frivilligavtal. I avtalet specificeras parternas ansvar och skyldigheter samt ramarna för det försäkringsskydd som erbjuds den frivilliga. Den frivilligas identitet kontrolleras innan avtalet undertecknas. Efter undertecknandet skapas användarkonton för den frivilliga i Clara-systemet och i HelpingApp-applikationen.
Frivilligas och koordinatorers praktiska erfarenheter av HelpingApp
Frivilligernas erfarenheter av HelpingApp är mycket positiva. Applikationen är gratis att ladda ner, lättanvänd och användarvänlig, och nästan alla frivilliga lär sig att använda den enbart med hjälp av skriftliga instruktioner. Vid behov ger koordinatorn handledning i användningen av applikationen, så detta blir aldrig ett hinder för att delta som frivillig. När den elektroniska anslagstavlan alltid finns med där mobilen finns, kan uppdrag bläddras igenom till exempel under en metroresa och anmälan göras direkt.
”HelpingApp är ett alldeles utmärkt verktyg för frivilligverksamhet på sjukhus. I telefonen ser man med en snabb blick de lediga passen. Ett pass kan bokas med några få klick. Efter bokningen får man ett mejl, där man med några klick kan lägga in passet i sin elektroniska kalender. Efter avslutat pass kan man via länken i kalenderanteckningen enkelt rapportera det genomförda passet. Jag kan inte föreställa mig ett enklare sätt att hantera byråkratin kring frivilligverksamhet.”
– OLKA-frivillig
VESA-frivilliga upplever att frivilligverksamhet som är professionellt koordinerad och som använder en lättanvänd applikation som digital plattform ger en god ”möjlighet att delta enligt egna tidtabeller. En lättanvänd applikation där man kan välja de uppdrag som passar en bäst. Stöd från koordinatorerna.”
”HelpingApp är lätt att använda. Jag kan välja klient, ofta nära mitt hem.”
VESA-frivillig
”I HelpingApp är det … lätt att kontrollera om det finns personer som behöver hjälp någonstans, och ofta ser man också ungefär hur mycket tid och ansträngning det tar att ta sig till den som behöver hjälp.”
VESA-frivillig
Även ur koordinatorernas perspektiv är HelpingApp ett lätt och fungerande verktyg i det dagliga arbetet. Även om HyTe rfs frivilligverksamheter skiljer sig från varandra, är nyttan en gemensam erfarenhet. Inom OLKA-verksamheten får den frivilliga en statistiklänk synlig i applikationen efter varje frivilligpass, medan VESA-frivilliga automatiskt får en rapporteringslänk skickad till sin e-postadress som finns registrerad i Clara, och det genomförda uppdraget registreras direkt för det aktuella frivillig–klient-paret. En sådan automatisering är helt nödvändig i omfattande koordineringsverksamheter för frivilligverksamhet som OLKA och VESA.
Trygg, professionellt koordinerad och statistiskt uppföljd frivilligverksamhet synliggör resultaten av frivilliginsatserna och lockar även nya frivilliga att engagera sig.
”Jag har hela tiden varit nöjd med verksamheten och har en känsla av att jag också kan ta kontakt med ansvariga om det uppstår utvecklingsidéer eller förbättringsförslag. Vi upplever det som bra och trygghetsskapande att träffarna är kontrollerade och att verksamheten följs upp från föreningens sida.”
VESA-frivillig
Text: Tuija Laine, OLKA-verksamheten i huvudstadsregionen
Johanna Laine och Vivi Paljakka, VESA-verksamheten
