Herätä huomio ja innosta! Viisi vinkkiä järjestön toimintailmoituksen laatimiseen 

Kaipaatko vinkkejä järjestön toimintailmoituksen laatimiseen? Tuntuuko sinusta, että huomiota herättävän ja innostavan toimintailmoituksen laatiminen on vaikeaa? Tai onko kirjoittaminen ylipäätään hankalaa etkä oikein tiedä, miten tarttua toimeen? 

Tästä blogista löydät viisi vinkkiä, joiden avulla pääset kirjoitustyössäsi ripeästi vauhtiin. Saat ajatuksia kohderyhmälähtöiseen viestintään ja innostavan toimintailmoituksen kirjoittamiseen. Mukana on myös muutama vinkki toimintailmoituksen hakukoneoptimointiin. 

1. Aloita viestin suunnittelu kohderyhmästä 

Eri ihmiset kiinnostuvat ja motivoituvat erilaisista asioista. Mieti ensin, kenelle toimintasi on suunnattu. Oletko järjestämässä toimintaa, johon tarvitaan sekä vapaaehtoisia että varsinaisia osallistujia? Toiminnallasi on silloin kaksi eri kohderyhmää ja heitä motivoivat todennäköisesti hieman eri asiat. On siis syytä laatia kaksi eri toimintailmoitusta, jotka räätälöidään kummallekin ryhmälle sopivaksi. 

Kohderyhmäkeskeisessä viestinnässä viesti, näkökulma ja muoto on mietitty kohderyhmää puhuttelevaksi: 

• Vapaaehtoiset ovat kiinnostuneita usein auttamisesta, tehtävän merkityksellisyydestä ja oman kokemuksensa kartuttamisesta. Osa haluaa hyödyntää vapaaehtoistoiminnasta saatavaa kokemusta myös omassa ansioluettelossaan tai pyrkiessään opiskelemaan uutta ammattia.  
• Varsinaiset osallistujat etsivät usein viihdyttävää tekemistä, yhdessäoloa, tukea tai ratkaisuja johonkin haasteeseen.  
  

Kohderyhmän motiivien pohtiminen auttaa sinua laatimaan kiinnostavan ilmoitustekstin, joka vetoaa juuri siihen ryhmään, jota tavoittelet. Muista kertoa kohderyhmäsi edustajalle tarjolla olevat hyödyt: mikä muuttuu, kun henkilö osallistuu toimintaasi. 

2. Ideoi sisältö tekstiisi

Ennen varsinaiseen kirjoitustyöhön ryhtymistä on hyvä ideoida, mitä asioita ilmoituksen on syytä pitää sisällään. Ideoinnin apuna voi käyttää esimerkiksi erilaisia kysymyslistoja: 

• Mitkä asiat vaikuttavat, kun lukija päättää, osallistuuko hän toimintaasi? 
• Mistä asioista ilmoituksesi lukija kaipaa tietoa?  
• Mitä lukija tietää ennestään?  
• Jos etsit järjestöllesi uutta vertaistukijaa, tietääkö henkilö, mitä vertaistukijan tehtävässä vaaditaan?  

• Jos järjestät musiikkiryhmää, voiko sinne tulla, jos ei henkilö ei ole koskaan soittanut mitään? Ja jos voi, miten osallistujaa autetaan alkuun?  
  

Listaa sisältöideoitasi ranskalaisilla viivoilla. Anna ideoiden tulla tässä vaiheessa vapaasti – karsimista, sanoitusten täsmentämistä ja muuta stilisointia voit tehdä myöhemmin. 

3. Työstä tekstin avainsanat ja avainviestit  

Jos laadit ilmoitusta digitaalisiin kanaviin, muista panostaa ilmoituksesi löydettävyyteen. Avainsanat auttavat kohderyhmäsi henkilöä löytämään juuri sinun ilmoituksesi muiden joukosta. Avainsanoja voit ideoida mm. näin: 

• Mieti, millaisilla sanoilla tai hakulauseilla kohderyhmäsi edustaja etsii toimintaasi?  
• Kerro toiminnastasi kaverillesi ja kysy, millaisilla termeillä hän etsisi toimintaasi.  
• Tutki myös, mitä sanoja muut vastaavat toimijat käyttävät sivuillaan.  
  

Hyvät avainsanat ovat yleensä helppoa yleiskieltä ja muodostettu niin, että ne vastaavat yhteen tai useampaan seuraavista kysymyksistä: mitä, kenelle, missä? Avainsanoja ei tarvitse olla mahdollisimman paljon: valitse kohderyhmäsi näkökulmasta tärkeimmät. 

Laadi vielä ilmoituksesi avainviestit. Avainviestit ohjaavat lukijaa kohti haluttua toimintaa. 

• Mitä haluat, että lukija muistaa tekstin luettuaan?  
• Mitä toivot hänen tekevän?  
  

Huolehdi, että avainviestit tulevat ilmoituksestasi selkeästi ilmi. 

4. Laadi selkeä ja innostava ilmoitusteksti 

Laadi seuraavaksi ilmoituksesi teksti ja hyödynnä edellisessä vaiheessa työstämiäsi materiaaleja. Käytä tekstissäsi yleiskieltä, eli vältä vaikeita termejä, puhekieltä, lyhenteitä ja erikoissanoja. Jos käytät lyhenteitä tai erikoissanoja, avaa niiden merkitys (esimerkiksi UKK – usein kysytyt kysymykset vai Urho Kaleva Kekkonen?) 

• Käytä tärkeintä hakusanaa pääotsikossa ja muita hakusanoja väliotsikoissa.  
• Käytä hakusanoja eri muodoissa ingressissä ja leipätekstissä, alt-teksteissä (verkkosivuilla olevan kuvan kuvaileva teksti, joka näkyy esim. ruudunlukuohjelmille), URL:issa (verkkosivuston tai tiedoston osoite internetissä) ja kuvausteksteissä.  
• Palastele pitkä teksti helposti hahmotettavaan muotoon, suosi konkretiaa ja verbejä, väliotsikoita ja listoja. 
  

Ja vielä tärkein: kiinnitä erityistä huomiota tekstin otsikkoon. Otsikko näkyy usein esimerkiksi erilaisissa hakutuloslistauksissa. Otsikon perusteella ihmiset usein päättävät, avaavatko he ilmoituksesi. Onko otsikkosi riittävän informatiivinen? Saako sen perusteella käsityksen, mistä on kyse? Innostaako otsikkosi klikkaamaan ilmoituksen auki?  

Innostavan otsikon ei tarvitse olla revittelevä tai mahtipontinen: usein selkeä ja kohderyhmän motivaation huomioiva otsikko kannustaa henkilöä avaamaan ilmoituksen. Esimerkiksi Lukupiiri Espoon Tapiolassa tavoittaa tietyllä alueella asuvat lukemisesta innostuneet ihmiset. 

5. Tarkista ja pyydä palautetta tekstistäsi 

Kun tekstisi on valmis, oikolue se. On erittäin hyödyllistä luetuttaa teksti muilla ja pyytää palautetta. Hyödynnä mieluusti lukijaa, jolle aiheesi ei ole entuudestaan tuttu. Näin saat arvokasta palautetta tekstisi jatkojalostamiseen. 

Kirjoittamisen iloa! 

Lisää vinkkejä markkinointiin ja viestintään

• Miten innostaa nuoret mukaan vapaaehtoistoimintaan? Katso 5 vinkkiä nuoria innostavaan viestintään

Lähellä.fi-verkkopalvelu – maksutonta näkyvyyttä järjestösi toiminnalle

• Tietoa Lähellä.fi-palvelusta
• Siirry Lähellä.fi-palveluun