Taitaja2023 -tapahtuma oli järjestöille uusi aluevaltaus. Espoo Metro Areena täyttyi ammattiin opiskelevista, opettajista, yläkoululaisista ja muusta messuyleisöstä sekä lukuisista esittelypisteistä, joissa oppilaitokset ja yritykset kertoivat itsestään. Myös HyTe ry:n Järjestötorilla riitti vipinää. Kahden päivän aikana torilla esittäytyi seitsemäntoista eri järjestöä tai toimintamuotoa verkostoistamme.
Järjestötori ja -basaari on Kumppanuushautomon vakiintunut konsepti, jonka avulla pyrimme tarjoamaan kumppanuusjärjestöille matalan kynnyksen tavan saada näkyvyyttä. Messuosasto rakennetaan, aikataulutetaan ja organisoidaan valmiiksi, järjestön edustajan tarvitsee vain tulla paikalle sovittuna ajankohtana ja huolehtia järjestön tarjoaman toiminnan varsinaisesta esittelystä yleisölle. Tähän osuuteen voimme kuitenkin tarjota osallistujilta kertyneitä vinkkejä.
Kohtaamisen merkitys
Kokeneet järjestötoimijat, Espoon monikulttuuriset lapset ja nuoret ry:n edustajat jakoivat meille oman näkemyksensä onnistuneesta esilläolosta tapahtumissa ja yleisesti ihmisten lähestymisestä. ”On mentävä oman mukavuusalueen ulkopuolelle. On uskallettava aivan ensin astua itse esiin ja kohdata ihminen, tervehtiä häntä, esittäytyä, jutella ja sitten kertoa omasta toiminnasta.”
Järjestön tapahtumaedustajan oma aktiivisuus onkin keskeisen tärkeä tekijä, kun pyritään menestykselliseen tulokseen. Kumppanuushautomon käsitys onnistuneesta läsnäolosta Järjestötorin puitteissa on kokemuksen karttuessa kehittynyt. Kohtaamisen rakentaminen on vaiheittainen prosessi. Ensin on saatava ihminen seisahtumaan hetkeksi ja antautumaan keskusteluun kutsuvassa ilmapiirissä. Sen jälkeen on tilaisuus ja otollinen hetki kertoa hänelle, mitä kaikkea onkaan tarjolla. Siemeniä kannattaa kylvää auliisti, joku niistä aina itää. Kaikille tällainen avoin kontaktinotto ei ole luontaista, se voi olla jopa hankalaa. Mahdollisuuksien mukaan kannattaa miettiä etukäteen, kenet lähetetään tapahtumaan ja miten kontaktin ottoa ihmisiin voisi helpottaa.
Moni järjestötorilla esittäytyvä toimija toivoo tietenkin rekrytoivansa uusia henkilöitä mukaan toimintaansa. Tällöin on hyvä olla mielessä, mitä kohderyhmää tavoitellaan. Esimerkiksi nuorille suunnatussa tapahtumassa senioritoiminnan esittely kiinnostuneille saattaa olla melkoisen haastavaa. Kohderyhmän määrittäminen on siis tärkeää, mutta sitä ei kannata rajata liiaksikaan. Loppujen lopuksi kohderyhmä riippuu siitä, mitä toimintaa järjestöllä on tarjolla, millaisiin tehtäviin uusia jäseniä ollaan rekrytoimassa ja sattumallakin on aina osuutensa – uusista kohtaamisista saattaa syntyä yllättäviäkin tuloksia.
Järjestötori messuilla
Suurissa tapahtumissa on tavallaan kyseessä kilpailutilanne eri näytteilleasettajien kesken. Ihmisvirrat kulkevat oman pisteen ohi, mutta miten saada juuri oma viesti kuuluviin ja ihminen kohdatuksi. Kokemus on osoittanut, että pysähtymisen tueksi tapahtumavieraille kannattaa tarjota konkreettisia houkuttimia. Erilaiset arvonnat tai pelit, makeiset ja värikkäät esitteet kutsuvat ihmisiä pysähtymään. Jos houkuttimet puuttuvat, on aina vaarana, että väki ajautuu naapuriosastojen puheille. Markkinahumun merkitystä ei kannata aliarvioida.
Tässä kannattaa käyttää apuna myös ennakointia: voi olla hyödyllistä selvittää tapahtuman muut näytteilleasettajat ja pohtia, tavoittelevatko ne samaa tai edes osin samaa kohderyhmää kuin itse. Tällöin on voi vierailla näillä osastoille ja esittää kutsun vierailla omalla pisteellä. Näihin kohteisiin voi myös saada jätetyksi oman esitenipun tai vaikka QR-koodin, joka ohjaa omille nettisivuille. QR-koodeja kannattaa muutenkin hyödyntää tapahtumissa ja markkinoinnissa laajasti. Ne ovat helppo tapa napata tieto suoraan omaan puhelimeen ja ohjautua suoraan tiedon lähteille. QR-koodien avulla voi myös seurata, kuinka moni on ohjautunut tarkastelemaan tietoja.
Houkuttimien, ”messuvieheiden” ei tarvitse olla monimutkaisia. Esitteet ja messukarkit ovat helposti toteutettavissa. Suurta suosiota eri pisteillä ovat havaintojemme mukaan saaneet erityisesti toiminnalliset vieheet: heittopelit (hernepusseilla maalihaaveihin), palapelien kokoamiset kilpaa, onnenpyörän pyöräytys palkintoineen ja näitä paljon yksinkertaisemmatkin pelillistetyt toiminnot tuovat osastoille liikettä.
Taitajan Järjestötorille houkutti nuoria esimerkiksi OmaKamun väreihin maalattu ja sen häshtägeillä koristettu kehys, jonka läpi oli hauska ottaa ryhmäselfieitä sosiaaliseen mediaan. Esittelijä saattoi myös tarjoutua ottamaan kuvan, ja samalla kehottaa tägäämään kuvan järjestöä hyödyttävällä tavalla. Näin näkyvyys jatkuu tapahtuman jälkeenkin.
Toiminnallisuus voidaan usein luontevasti kytkeä järjestön omaan toimintaan. Esimerkiksi Tunne rintasi ry:n pisteellä oli neulottuja, tuntumaltaan aitoja rintoja, joiden sisään oli kätketty juuri sellaisia kyhmyjä, joita omia rintoja tutkittaessa etsitään. Kilpirauhasyhdistys Uudenmaan Kilpi ry lisäsi kilpirauhastietoisuutta pelillä, jossa messuvieras sai yrittää sijoittaa irrallisen kilpirauhasen oikeaan paikkaan ihmiskehoa. Molemmat olivat laminoitua paperia, eli helposti ja huokeasti toteutettavissa ideaa muunnellen.
Kumppanuushautomon rooli kehittyy
Järjestötorin tehtävänä on auttaa järjestöjä tulemaan esille ja edistämään viestinsä leviämistä. Olemmekin Kumppanuushautomossa pohtineet, voisiko tehtäviimme kuulua muutakin kuin vain osaston pystytys, aikataulutus ja muu organisointi. Voisimmeko koota erilaisia lainattavia messuviehepaketteja tai muuten järjestää järjestötorin yhteistä viihdykettä tapahtumakokemuksen elävöittämiseksi. Yksittäinen idea, joka helpottaa toiminnasta raportointia järjestön itsensä käyttöön ja samalla meidän tiedoksemme, on käyttää naksautuslaskuria, jolla pitää lukua kohdatuista ihmisistä. Näin ei tarvitse arvioida tai muistella mitään.
Käy katsomassa Kumppanuushautomon syksyn monet mahdollisuudet osallistua järjestötorille.
Yhteenveto messuvinkeistä
- QR-koodilliset esitteet, koodien käytön seuranta (tästä voit kysyä lisää…)
- Esitteet ja karkit
- Naksautuslaskuri
- Toiminnalliset tehtävät:
- Yhdistyksen omaan toimintaan liittyvät havainnollistukset
- Yleiset messuvieheet; onnenpyörät, lotto, heittopelit, palapelit, erilaiset nopeuskilpailut pareittain tai aikaa vastaan
Teksti: Vivi Paljakka
