Suomalaisen järjestötoiminnan yksi keskeisimmistä osista on vapaaehtoistoiminta ja näin on myös HyTe ry:ssä. Toiminnan kehityssuunnan kulkiessa kohti entistä ammattimaisempaa koordinaatiota toimintaympäristön muuttumisen vuoksi (Kansalaisareena 2022), on tärkeää, että vapaaehtoistoimintaa koordinoivilla järjestöillä ja heidän työntekijöillään on käytössään hyvä, helppo ja tietoturvallinen järjestelmä.
HyTe ry:llä on käytössä asiakkuuksien hallinnointi- ja toiminnanohjausjärjestelmä Clara ja siihen liitetty vapaaehtoisten käyttämä sovellus HelpingApp. HelpingApp on mobiilisovelluksena toimiva, sähköinen ilmoitustaulu, jolta vapaaehtoinen voi nähdä avoinna olevat tehtävät ja ilmoittautua niihin. Ilmoittautumisen jälkeen koordinaattori puolestaan näkee varauksen Clarassa ja saa näin tiedon siitä, kuka vapaaehtoisista on milläkin keikalla tai vapaaehtoisvuorolla. Tällöin myös vapaaehtoisen vakuutus on voimassa.
Clara ja HelpingApp yhdessä ovat osoittautuneet toimivaksi kokonaisuudeksi sekä pääkaupunkiseudun OLKA-toiminnassa että VESA-toiminnassa. Claran avulla toiminnan lukuja on mahdollista seurata itse ja raportoida rahoittajille. Kaikki vapaaehtoistehtävät tilastoituvat järjestelmään ja sen kautta vapaaehtoinen antaa palautetta, mikäli on jotain, mihin koordinaattorin tulisi reagoida. Tämä on välttämätöntä keikkamalliin perustuvan turvallisen vapaaehtoistoiminnan koordinoinnin kannalta.
“HelpingApp on helppokäyttöinen ja koordinaattoriin saa yhteyden ja hän yleensä vastaa nopeasti kysymyksiin.” VESA-vapaaehtoinen.
OLKA- ja VESA-toiminta
OLKA-toimintaa pääkaupunkiseudulla ja Länsi-Uudellamaalla toteuttavat HyTe ry ja HUS-yhtymä. Pääosin sairaalassa toteutuvan järjestö- ja vapaaehtoistoiminnan koordinaation tavoitteena on tarjota potilaille ja läheisille kiireetöntä kohtaamista ja tukea sairauteen sopeutumisessa. HyTe ry:n vastuulla on vapaaehtoistoiminnan koordinaatio, jossa Claraa hyödynnetään sairaalavapaaehtoisten vuorojen koordinoinnissa. Lisäksi Clara toimii asiakasrekisterinä sairaalavapaaehtoisten sekä Toivo-vertaistukisovelluksen vapaaehtoisten kanssa.
Toinen HyTe ry:n vapaaehtoistoiminto VESA (VapaaEhtoistoimintaa Senioreiden Avuksi) puolestaan koordinoi vapaaehtoisten apua kotona asuville, vähintään 65-vuotiaille yksinäisille ikäihmisille, jotka tarvitsevat tukea arkeensa. VESA-toiminnan lähtökohtana on keikkamuotoinen apu, jossa vapaaehtoinen valitsee itse HelpingAppissa näkyvistä avoimista keikoista itselleen sopivan. Vaikka asiakas saisi vapaaehtoisapua säännöllisesti, vapaaehtoinen saattaa vaihtua keikasta toiseen. VESA-toiminnassa Claraa hyödynnetään asiakas- ja vapaaehtoisrekisterinä sekä keikkojen koordinoinnissa.
Turvallisesti koordinoidun vapaaehtoistoiminnan periaatteet HyTe ry:ssä
HyTe ry:n vapaaehtoistoiminnot, OLKA-toiminta ja VESA-toiminta ovat alusta alkaen olleet ammatillisesti koordinoituja. Koordinaatio ja koordinaattorin aktiivinen toiminta mahdollistavat laadukkaan ja turvallisen tavan tehdä vapaaehtoistehtäviä sekä vastaanottaa vapaaehtoisen antamaa apua. Toimintojen kokonaisvastuullisuus sisältää myös toiminnanohjausjärjestelmän tietoturvan; Clara täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Näin sekä asiakas että vapaaehtoinen voivat olla vailla huolta siitä, mihin heidän tietonsa päätyvät ja miten niitä käsitellään.
Vapaaehtoinen toimii hyvin itsenäisesti kentällä sekä OLKA- että VESA-toiminnassa, minkä vuoksi vapaaehtoisen huolellinen perehdytys on tärkeässä roolissa. Silloin, kun vapaaehtoisuus yltää asiakkaan kotiin, kotiovelle tai sairasvuoteelle, vapaaehtoisena toimimiselle on asetettava tietyt edellytykset. OLKA- ja VESA-toiminnan vapaaehtoisilta edellytetään osallistumista kyseisen toiminnan antamaan perehdytykseen sekä vapaaehtoisen sopimuksen allekirjoittamista. Sopimuksessa on eritelty osapuolten vastuut ja velvoitteet, sekä vapaaehtoiselle tarjottavan vakuutusturvan reunaehdot. Vapaaehtoisen henkilöllisyys tarkistetaan ennen sopimuksen allekirjoittamista. Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen vapaaehtoiselle luodaan tunnus Clara-järjestelmään ja HelpingApp-sovellukseen.
Vapaaehtoisten ja koordinaattorien käytännön kokemuksia HelpingAppista
Vapaaehtoisten kokemukset HelpingAppista ovat erittäin myönteisiä. Se on maksutta ladattavissa, helppo ja käyttäjäystävällinen sovellus, jolla operoimisen lähes jokainen vapaaehtoinen oppii pelkän kirjallisen ohjeen avulla. Tarvittaessa koordinaattori opastaa sovelluksen käytössä, joten tästä vapaaehtoisena toimiminen ei koskaan jää kiinni. Kun sähköinen ilmoitustaulu kulkee mukana siellä missä puhelinkin, tehtäviä voi selata vaikkapa metromatkalla ja ilmoittautua niihin saman tien.
“HelpingApp on aivan mainio väline vapaaehtoistyöhän sairaalassa. Puhelimesta näkee yhdellä silmäyksellä vapaat vuorot. Vuoron voi varata itselleen muutamalla klikkauksella. Varauksesta saa meilin, josta saa muutamalla klikkauksella kalenterimerkinnän sähköiseen kalenteriinsa. Vuoron jälkeen kalenterimerkinnän linkistä saa raportoitua tehdyn vuoron helposti. En osaa kuvitella helpompaa tapaa ratkaista vapaaehtoistyön byrokratiaa.” – OLKA-vapaaehtoinen
VESA-vapaaehtoiset pitävät ammatillisesti koordinoidussa helppoa sovellusta sähköisenä alustavana hyödyntävässä vapaaehtoistoiminnassa hyvänä “mahdollisuutta osallistua omien aikataulujen mukaan. Helppokäyttöinen sovellus, josta voi valita mieleisensä keikat. Koordinaattorien tuki.”
“HelpingApp on helppokäyttöinen. Saan valita asiakkaan, usein läheltä kotiani.”
VESA-vapaaehtoinen
“HelpingAppista on… helppo tarkistaa, onko autettavia jossain ja usein näkee myös suurin piirtein, miten kauan aikaa ja vaivaa menee autettavan luokse mentäessä.” VESA-vapaaehtoinen
Myös koordinaattorien näkökulmasta HelpingApp on helppo ja toimiva työkalu päivittäisessä käytössä. Vaikka HyTe ry:n vapaaehtoistoiminnot poikkeavat toisistaan, koettu hyöty on jaettu kokemus. OLKA-toiminnassa vapaaehtoinen saa tilastointilinkin näkyviin sovelluksesta jokaisen vapaaehtoisvuoron jälkeen, VESA-vapaaehtoinen puolestaan saa keikasta automaattisesti raportointilinkin Claraan tallennettuun sähköpostiosoitteeseensa ja toteutunut keikka tilastoituu suoraan kyseiselle vapaaehtois-asiakasparille. Tällainen automaatio on ehdottomasti välttämätöntä OLKAn ja VESAn kaltaisissa, laaja-alaisissa vapaaehtoistoiminnan koordinaatiotoiminnoissa.
Turvallinen, ammatillisesti järjestössä koordinoitu ja tilastoitu vapaaehtoistoiminta tekee vapaaehtoistoiminnan tulokset näkyväksi ja houkuttelee myös vapaaehtoisia mukaan toimintaan.
“Koko ajan olen ollut tyytyväinen toimintaan ja minulla on tunne, että voin olla myös yhteydessä ylläpitäjiin, jos kehitettävää ja ideoita syntyy. Sen koemme hyväksi ja turvallisuutta tuovaksi, että tapaamiset ovat kontrollissa, että toimintaa seurantaan yhdistyksen taholta.” VESA-vapaaehtoinen
Kirjoittanut: Tuija Laine, pääkaupunkiseudun OLKA-toiminta, Johanna Laine ja Vivi Paljakka, VESA-toiminta
