TIETOA MEISTÄ

 Sisällys

1. Johdanto
2. Rekisterinpitäjän tiedot
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
4. Rekisterin tietosisältö
5. Henkilötietojen säilytysaika
6. Säännönmukaiset tietolähteet
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
8. Rekisterin suojaus
9. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä (kielto-oikeus)
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

10.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

10.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

10.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

10.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

10.5 Muut oikeudet

11. Yhteydenotot
12. Evästeet
    
    

1.   Johdanto

Tämä on tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja. Seloste on päivitetty viimeksi 6.8.2025.

2.  Rekisterinpitäjän tiedot

Rekisterinpitäjä

HyTe ry (ent. EJY RY)
Y-tunnus: 1953125-8
Kauppamiehentie 6
02100 Espoo
www.hyte.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@hyte.fi

3.   Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisteröidyn ja HyTe ry:n välinen sopimussuhde, yhdistyslain mukainen velvoite ylläpitää jäsenluetteloa, HyTe ry:n oikeutettu etu, rekisteröidyn suostumus, rekisteröidyn antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Rekisteröidyt ovat HyTe ry:n jäsenyhdistysten ja muiden yhdistysten ja viranomaisten yhteyshenkilöitä, HyTen toiminnassa mukana olevia vapaaehtoisia sekä HyTe ry:n hankkeiden ja palveluiden asiakkaita.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Yhteistyösuhteen, jäsenyyden, vapaaehtoistoiminnan, asiakassuhteen, asiakaspalvelun, tapahtumien ja muun toiminnan sekä niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
• Yhteistyö- ja asiakassuhteiden sekä vapaaehtoistoiminnan analysointi, ryhmittely ja raportointi.
• Asiakas-, kumppani ja vapaaehtoispalautteen ja tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely.
• Tutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.

4.  Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia, rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

Perustiedot

• etu- ja sukunimet, kutsumanimi
• yhteystiedot (osoite, työpuhelinnumero, matkapuhelinnumero, henkilökohtainen sähköpostiosoite, työsähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot)
• työnantajan nimi, toimiala ja yhteystiedot
• titteli ja asema työpaikalla
• tehtäväalue työpaikalla
• tutkinto
• erikoisruokavalio
• kieli

Asiakkuuteen, palveluiden käyttöön, vapaaehtoisuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot

• Asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta.
• Palvelujen käyttämiseen liittyvät tiedot.
• Palvelujen käyttö- ja ostotiedot.
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot.
• Tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot.
• Markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot ja niiden käyttö eri asiointikanavissa, kuten uutiskirjeissä ja suoraviesteissä.
• Rekisteröidyn itse tuottama sisältö ja häntä koskeva aineisto, kuten asiakaspalaute, sekä hänen itsestään antamat lisätiedot, kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet tai muut vastaavat tiedot (esim. rekisterinpitäjään liittyvässä sosiaalisessa mediassa tuotettu aineisto ja viestintä).
• Kiellot, rajoitukset, suostumukset ja muut valinnat (esim. suoramarkkinointiluvat sekä markkinoinnin kohdentamiseen liittyvät tiedot).
• Evästeiden ja verkkoanalytiikan avulla kerätyt anonyymit tiedot: käyttäytymistiedot (esim. sivun katselut, klikkaukset, vieritykset, vierailun kesto), laitetiedot (kuten käyttöjärjestelmä, selain, näytön resoluutio ja laitemalli), käyttöpaikka (yleinen sijainti, kuten maa tai kaupunki mutta ei tarkkaa osoitetta), ikä, sukupuoli ja kiinnostuksenkohteet, jos käyttäjä on hyväksynyt verkkosivuston evästeet ja tiedot ovat saatavana. Lisätietoa evästeistä saat luvusta 12.
• Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde. Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

Toiminnosta tai työskentelytavasta riippuen voidaan kerätä tietoa elämäntilanteesta ja muista seikoista asiakkaan edun mukaan tehokkaan asiakastyön tekemiseksi, palvelun tarpeen kartoittamiseksi ja palvelumuotojen etsimiseksi. Näitä tietoja ovat:

• henkilötunnus
• työmarkkinatilanne
• taloudellinen tilanne
• elämäntilanne
• terveydentila
• perhetilanne
• asumisen tilanne
• tieto rikosrekisteriotteen tarkistuksesta (lasten kanssa toimivat vapaaehtoiset)

5.   Henkilötietojen säilytysaika

HyTe ry hyödyntää sähköisiä tietojenkäsittely- sekä rekisteriohjelmia tietojen ylläpitämisessä, kyselyiden toteuttamisessa, tapahtumailmoittautumisten keräämisessä sekä uutiskirjeiden lähettämisessä. Lisäksi kerätään manuaalisesti täytettäviä aineistoja, kuten mm. yhdistysten jäsenhakemukset.

HyTe ry säilyttää jäsentensä, vapaaehtoistensa, yhteistyökumppaneidensa ja asiakkaidensa perustietoja sekä asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja yhteystietorekistereissään, kunnes rekisteröidyn ja HyTen välisen suhteen voidaan katsoa päättyneen.

Asiakkuuksien osalta päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään 2 vuotta. 

Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin. Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

HyTe ry säilyttää palvelujen käytön aikana kerättyjä toiminnallisia evästeitä verkkopalvelun istunnon ajan. Lisätietoa evästeistä löydät luvusta 12.

6.  Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla sekä HyTe ry:n järjestelmistä palveluihin rekisteröitymisen ja käytön yhteydessä tai muista vastaavista yhteistyö- tai asiakassuhteen aikana HyTelle tehdyistä ilmoituksista. Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä muun muassa HyTen toimintoihin liittyvistä digitaalisista palveluista, joissa rekisteröityneestä henkilöstä on tietoa saatavilla.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yhdistysten, liittojen ja viranomaisten tarjoamista tietolähteistä sekä tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä (esim. Patentti- ja rekisterihallitus).

Suoramarkkinointikielto tallennetaan rekisteröidyn erillisistä ilmoituksista (esimerkiksi uutiskirjeiden peruuta tilaus -linkki).

7.   Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, poikkeuksena ne tilanteet, joissa HyTe ry on erikseen sopinut henkilötietojen käsittelystä toisen organisaation kanssa (esimerkiksi sairaalavapaaehtoisia koordinoiva viranomainen saa käyttöönsä sairaalavapaaehtoisten yhteystiedot).

Tarvittaessa tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan luvalla asiakkaan eduksi toimiville tahoille, joko asiakaskohtaisten etujen saamiseksi tai palvelumuotojen laajentamiseksi. Arkaluontoisten tietojen osalta noudatamme tiukkaa salassapito- ja luovutuslinjaa.

Tapahtumiin osallistujat saavat säännönmukaisesti tapahtumaan tai koulutukseen osallistuneiden henkilöiden tiedot (esimerkiksi nimi, sähköposti).

HyTe ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

HyTe ry käyttää säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

• Microsoft (sähköposti, Teams, pilvipalvelut)
• Clara-asiakkuuksien hallintajärjestelmä
• Webropol-kyselytyökalu
• Mailerlite-uutiskirjeohjelma
• Google Analytics
• Sosiaalisen median kanavat (META, LinkedIn ja Youtube)

8.   Rekisterin suojaus

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmiin.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Paperimuodossa olevan aineiston säilytys tapahtuu HyTe ry:n tiloissa osoitteessa Kauppamiehentie 6, lukituissa tiloissa, lukituissa säilytyspaikoissa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Säilytämme henkilötietoja vähintään yhteistyösuhteen keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

HyTe ry noudattaa tiukasti säänneltyä vaitiolovelvollisuutta. Yksittäistä henkilöä koskevat tiedot ilmoitetaan ainoastaan lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden takia, esimerkiksi asiakkaan omasta tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

9.  Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä (kielto-oikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 10 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. HyTe voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

10.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja HyTen yhteystietorekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 10 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

10.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 10 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa HyTen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

10.3 Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

10.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi. 

10.5 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, kuten esimerkiksi markkinointitarkoituksiin, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä HyTelle tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

11. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä sähköpostitse tietosuojavastaava@hyte.fi, postitse HyTe ry, Kauppamiehentie 6, 02100 Espoo, tai sopimalla etukäteen tapaamisen yhdistyksen toimipisteeseen osoitteeseen Kauppamiehentie 6, 02100 Espoo.

HyTe ry voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

12. Evästeet

Käytämme verkkopalveluissamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Verkkopalveluiden käyttäjä (vierailija) voi verkkopalvelua käyttäessään antaa suostumuksensa verkkopalveluun liittyvien evästetiedostojen käyttöön ja tallentamiseen alla olevan mukaisesti.

Evästeitä käytetään mm. mittaus- ja tutkimustarkoituksiin verkkopalvelun käytön tyypin ja määrän selvittämiseksi. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka auttaa HyTeä tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät. Evästeiden avulla pystymme jatkuvasti parantamaan verkkopalveluidemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeet eivät mahdollista käyttäjän päätelaitteen tallennuslaitteen kuten kovalevyn tietojen tarkastelua tai kopioimista.

Muita evästeitä paitsi palvelun asianmukaisen toiminnan kannalta tarpeellisia evästeitä käytetään ainoastaan vierailijan suostumuksella. 

Lisätietoa evästeistä saat sivulta www.aboutcookies.org.