Millaisilla ratkaisuilla saadaan vajaakäytöllä olevat tilat järjestöjen käyttöön?

Monilla hyvinvointialueilla ja kunnissa on vajaakäytöllä olevia tiloja, joita voitaisiin hyödyntää nykyistä enemmän järjestötoiminnassa yhteisöllisyyden, osallisuuden ja paikallisen hyvinvoinnin vahvistamiseksi. Tilojen tehokkaampi käyttö ei kuitenkaan ole yksinkertaista, sillä esteinä ovat hallinnolliset, taloudelliset ja toimintakulttuuriin liittyvät haasteet. Millaisia haasteita tilakysymyksiin liittyy ja millaisilla ratkaisuilla voidaan saada vajaakäytöllä olevat tilat järjestöjen käyttöön?

Hallinnolliset ja juridiset esteet tilojen avaamisessa

Tilojen hallinnointi on monimutkaista: kuka vastaa käytöstä, kunnossapidosta ja turvallisuudesta? Epäselvät vastuut ja tiukat viranomaisprosessit voivat hidastaa päätöksentekoa. Lisäksi vuokra- ja vastuukysymykset voivat rajoittaa tilojen avaamista järjestöille.

Tilojen hallinnoinnin selkeyttämiseksi on tärkeää määritellä vastuut ja käyttöehdot tarkasti. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi sopimusmalleilla, joissa määritellään eri osapuolten roolit ja vastuut. Lisäksi hyvinvointialueiden ja kuntien olisi hyvä kehittää yhtenäisiä käytäntöjä ja ohjeistuksia, jotka helpottavat päätöksentekoa ja vähentävät eri yksiköiden välistä hallinnollista byrokratiaa.

Taloudelliset ja resurssikysymykset tilojen yhteiskäytössä

Tilojen käyttö aiheuttaa kustannuksia, kuten lämmitys-, huolto- ja siivouskuluja, joihin järjestöillä ei välttämättä ole varaa. Hyvinvointialueet ja kunnat puolestaan voivat epäröidä kustannusten kattamista, ellei tilojen hyödyntämisestä ole konkreettista näyttöä. Uusien rahoitusmallien kehittäminen voi olla mahdollinen ratkaisu joustavien käyttöratkaisujen toteuttamiselle.

Monitoimijarahoitusmallit, joissa useampi tulosyksikkö tai toimija osallistuu tilakustannusten jakamiseen, voivat mahdollistaa tilojen tehokkaamman käytön. Lisäksi hyvinvointialueiden ja kuntien kannattaa kartoittaa jo olemassa olevia tiloja ja selvittää, missä määrin niiden kustannuksia voitaisiin kattaa esimerkiksi alueen Pk-yrityksiltä tai yksityishenkilöiltä saatavilla pienillä käyttömaksuilla.

Osaamisen ja toimintakulttuurin vaikutus tilojen avaamiseen

Tilojen tehokas avaaminen edellyttää uutta ajattelutapaa ja yhteistyötä. Osaamattomuus tilavarausjärjestelmien käytössä, epäselvät ohjeistukset ja muutosvastarinta voivat estää tilojen joustavaa hyödyntämistä. Lisäksi sisäiset tilavaraajat saattavat suhtautua epäröivästi uusiin toimintamalleihin, jos ne koetaan ylimääräiseksi työksi. Luottamuksen rakentaminen ja käytäntöjen selkeyttäminen ovat avainasemassa, jotta toimintakulttuuri muuttuu avoimemmaksi.

Tilavarausjärjestelmiä ja toimintamalleja käyttävien työntekijöiden koulutus on keskeistä. Koulutukset voivat sisältää perusdigitaitoja tai käytännön harjoituksia järjestelmien käytöstä sekä parhaita käytäntöjä tilojen koordinointiin. Lisäksi tulee edistää tiedottamista ja avoimuutta, jotta eri toimijat kokevat uuden toimintamallin hyödylliseksi eivätkä ylimääräiseksi työksi.

Tilojen lainauskäytäntöjen helpottaminen ja selkeyttäminen

Jotta järjestöt voivat hyödyntää tiloja tehokkaasti, lainaus- ja varausprosessien on oltava selkeitä ja helposti käytettäviä. Monimutkaiset hakuprosessit ja epäselvät säännöt voivat estää järjestöjä hyödyntämästä tiloja. Digitaaliset varausjärjestelmät, selkeät ohjeistukset ja matalan kynnyksen varausprosessit voivat merkittävästi helpottaa tilojen käyttöä.

Tilojen lainaamista varten kannattaa hankkia käyttöön helppokäyttöisiä digitaalisia varausjärjestelmiä, joista käyttäjät saavat helposti kaiken tarvitsemansa tiedon.  Lisäksi on tärkeää, että tilojen käyttöehdot ja varauskäytännöt ovat selkeästi viestittyjä ja helposti löydettävissä. Kuntien ja hyvinvointialueiden olisi hyvä koota eri toimialojen tarjolla olevat tilat helposti löydettäväksi yhdestä paikasta.

Miten tilojen avaamisen esteitä voidaan purkaa?

Ratkaisuksi tarvitaan hallinnollisia ja toiminnallisia muutoksia:

• Selkeät pelisäännöt ja vastuukysymysten tarkentaminen.
• Rahoitusratkaisut, jossa useampi tulosyksikkö osallistuu tilakustannusten jakamiseen.
• Tilavarausprosessien sujuvoittaminen ja digitalisointi.
• Pilotit ja joustavat kokeilut tilojen avaamiseen.
• Koulutus ja tuki tiloja koordinoiville työntekijöille.
• Lainauskäytäntöjen yksinkertaistaminen ja käyttöehtojen yhdenmukaistaminen.

Tilojen tehokkaampi hyödyntäminen ei ole vain järjestöjen etu – se on myös kunnille ja hyvinvointialueille keino vahvistaa yhteisöllisyyttä ja lisätä tilojen elinvoimaisuutta. Kun esteet puretaan ja yhteistyölle luodaan selkeät raamit, vajaakäytöllä olevat tilat voivat muuttua aktiivisen toiminnan keskuksiksi, joista hyötyvät sekä järjestöt että paikalliset asukkaat.

Edellä mainituista pullonkauloista huolimatta usea hyvinvointialue ja kunta on ryhtynyt toimenpiteisiin, joilla kehitetään nykyisiä käytäntöjä ja selvitetään uusia mahdollisuuksia tilojen avaamiseksi järjestöille. 

Sinua voisi kiinnostaa myös:  

Palvelukeskus Villa Breda kutsuu järjestöjä järjestämään toimintaa tiloihinsa – HyTe ry

Hae Kansalaistoiminnankeskuksen tilojen maksutonta käyttöoikeutta vuodelle 2025 – HyTe ry

HyTe ry:n alue- ja kuntavaalitavoitteet 2025  – HyTe ry